Cómo causar una buena impresión usando el messenger para trabajar

Las primeras impresiones son críticas. Nunca tenés una segunda chance para causar una. Ya sea cara a cara, a través del diseño del sitio de tu empresa o a través de un mensajero instantáneo como MSN Messenger, Skype o GTalk, etc. Sin importar el medio, siempre querés mostrar lo mejor cuando la gente te contacta por primera vez.

Gracias a Internet y el hecho de que la gente se conecte diariamente hacen que las chances de una seria comunicación con un cliente o un interesado en tu trabajo sea a través del messenger (de ahora en más voy a usar ese término para referirme a la mensajería instantánea en general) en vez de email, teléfono o en persona. Es imposible negar cómo las cosas cambiaron en el mundo de los negocios para que hoy se vea al messenger como una forma muy válida de comunicación en el trabajo.

Por su propia naturaleza, el messenger es un medio de comunicación bastante informal. Con el email, por ejemplo, la gente tiene la oportunidad y el tiempo de pensar en lo que se está escribiendo. Se pueden guardar borradores y dejar las respuestas para más adelante. En el teléfono la gente suele ser muy profesional y también está muy cómoda utilizándolo. Es que el teléfono ha estado entre nosotros tanto tiempo y ha demostrado ser una herramienta poderosa de comunicación en el trabajo que ya nos acostumbrarmos.

La mensajería instantánea cambia muchas de las reglas de comunicación porque:

• Se siente informal y casual
• Está diseñada para una comunicación rápida
• No tiene estructura y suele ser caótica
• Aumenta la disponibilidad de contacto de las personas
• Permite resolver cuestiones con varias personas a la vez

Dada esta naturaleza sumamente informal, puede ser muy fácil ignorar la impresión que uno causa a través del messenger. Esto es un gran error.

A partir de cada pedazo de comunicación, ya sea a través de un email bien escrito, una conversación telefónica, una reunión o una charla por messenger, estás formando una impresión de vos mismo en la otra persona y es una oportunidad única que tenés para promocionarte y venderte.

Mucha gente suele olvidar eso cuando el canal de comunicación es la mensajería instantánea.

No es raro encontrarme con algunas conversaciones laborales que me dejan muy sorprendido por la falta de profesionalismo. La gente a veces demuestra poca importancia o seriedad, tardan mucho en responder o son extremadamente informales a la hora de escribir. Definitivamente no quiero que me digan ”eeeeehhh ke haceee?!?” cuando me saludan por primera vez para hablar de negocios.

Si no podés responder a través del messenger porque estás ocupado o simplemente no tenés ganas hay 3 cosas que podés hacer:

• Simplemente respondele a quien haya iniciado la conversación que en este momento estás ocupado y que no podés conversar. Luego retomarás el contacto con él o ella.
• Usá los marcadores de estado del messenger. Si alguien te ve en “ocupado” directamente no puede enojarse por no recibir una pronta respuesta. Ya con eso está advertido.
• Por último, y quizás lo más efectivo, si no estás disponible para hablar, desconectate.

Las reglas de la comunicación de negocios

Es importante recordar que las mismas reglas de la comunicación formal, aquella utilizada para el ambiente laboral también son válidas a través del messenger:

• Siempre tenés que ser respetuoso
• Demostrá interés en la otra persona y en lo que tiene para decir
• No ignores a la gente cuando se dirige directamente a vos
• No te comuniques como una chica de 15 años hablándole a sus amigas
• Tratá a las conversaciones seria y profesionalmente
• Intentá darte cuenta el nivel de informalidad que admite la otra persona y comunicate en base a eso

La mensajería instantánea en general es una gran herramienta de trabajo. Personalmente la uso constantemente. Una gran ventaja que tiene es que todo lo conversado puede ser almacenado para usarlo como registro en el futuro.

Así como tiene sus ventajas, también tiene sus obligaciones. Cuando empezás a comunicarte con la gente, es decir, haciéndo esos primeros contactos y teniendo esas primeras conversaciones importantes, querés tratarlos con seriedad. Recordá: estás formando una primera impresión que te seguirá por un largo tiempo, aún si es solo a través de una pequeña conversación de messenger.